Dernière mise à jour : 4 septembre 2026
DOMx en ligne est un service de Specialized Office Systems Inc., une société de la Colombie-Britannique (« nous », « notre »). La présente politique décrit comment nous recueillons, utilisons et protégeons les renseignements personnels lorsque vous utilisez DOMx en ligne, l’application DOMx Mobile et nos sites Web (logicieldedenturologie.com, denturistsoftware.com, domxonline.com et sous-domaines connexes).
Les sociétés portant un nom similaire en Colombie-Britannique et en Oregon sont des personnes morales distinctes. Seule Specialized Office Systems Inc. (Colombie-Britannique) est l’entité qui fournit DOMx aux cliniques canadiennes et qui est responsable des pratiques décrites dans la présente politique.
Pour les cliniques qui utilisent DOMx afin de traiter des renseignements sur les patients et la clinique, ce traitement est régi par l’Entente canadienne d’abonnement et de gestion des renseignements DOMx (l’« Entente »), y compris son Annexe A (Modalités canadiennes de gestion des renseignements et de protection des renseignements personnels). En vertu de cette Entente, la clinique demeure le dépositaire, le fiduciaire, l’organisme ou le responsable des renseignements sur les patients, et nous agissons à titre de gestionnaire de renseignements, de prestataire de services ou de mandataire de la clinique.
En cas de conflit entre la présente politique et l’Entente concernant les renseignements sur les patients ou la clinique traités pour le compte d’un client du secteur de la santé, l’Entente prévaut.
La présente politique s’adresse :
Les patients d’une clinique qui utilise DOMx doivent adresser leurs demandes en matière de vie privée (accès, correction, plainte) à leur clinique, qui est le dépositaire de leurs renseignements de santé. Nous transmettrons à la clinique toute demande de patient qui nous parviendrait et nous en aviserons la clinique, conformément à l’Annexe A de l’Entente.
Si vous choisissez la vérification de connexion par message texte, nous utilisons votre numéro de téléphone mobile uniquement pour vous envoyer des codes de vérification de connexion. La fréquence des messages varie selon la fréquence de vos connexions. Des frais de messagerie et de données peuvent s’appliquer. Vous pouvez vous désabonner en tout temps en répondant STOP à tout message ou en choisissant une autre méthode de vérification dans DOMx en ligne ; répondez AIDE (ou HELP) pour obtenir de l’aide.
Aucun renseignement lié à la messagerie mobile ne sera partagé avec des tiers ou des sociétés affiliées à des fins de marketing ou de promotion. Les données de consentement et d’adhésion à la messagerie texte ne sont partagées avec aucun tiers, sauf si cela est nécessaire pour livrer les messages par l’entremise de notre fournisseur de services SMS ou si la loi l’exige.
DOMx Mobile est l’application téléphonique destinée au personnel de clinique. Elle affiche votre horaire et les dossiers des patients, et permet d’ajouter des photos et des notes de progrès dictées au dossier d’un patient. Elle n’est pas destinée aux patients et n’est pas accessible au public : un administrateur de la clinique doit inscrire votre appareil avant qu’elle fonctionne.
Tout ce que l’application affiche ou transmet — rendez-vous, dossiers de patients, photos et notes — circule entre l’application et le système DOMx de votre clinique. Ces renseignements appartiennent à votre clinique, et nous les traitons pour son compte.
Le Scribe IA enregistre une consultation, la transcrit et transforme la transcription en une note préliminaire au format de votre clinique. Le Scribe IA est un service DOMx auquel votre clinique s’abonne. Nous agissons à titre de gestionnaire de renseignements pour l’audio, la transcription et la note préliminaire, et nous les traitons à l’aide de sous-traitants que nous sélectionnons — y compris Microsoft Azure — assujettis à des obligations contractuelles de confidentialité et de sécurité.
Notre environnement de production pour les renseignements identifiables sur les patients canadiens est conçu pour utiliser les services Microsoft Azure déployés au Canada, sous réserve des exceptions décrites dans l’Entente (transmission réseau nécessaire, reprise après sinistre, opérations de sécurité et accès légalement contraint). Nous ne décrirons pas un déploiement d’IA mondial comme un traitement effectué uniquement au Canada. Si une clinique active une fonction optionnelle qui traiterait de façon habituelle des renseignements identifiables sur des patients canadiens à l’extérieur du Canada, ce traitement différent sera décrit avant utilisation.
L’audio soumis au Scribe IA est transitoire et n’est pas conservé après traitement, sauf si la clinique active délibérément une fonction de conservation distinctement documentée ou si une conservation temporaire est nécessaire pour enquêter sur un incident, dans la mesure permise par la loi. Les transcriptions et les notes approuvées peuvent être conservées à titre de données de la clinique, selon les paramètres de la clinique et ses obligations légales.
Vos requêtes, vos audios, vos transcriptions et les résultats produits ne sont pas utilisés par nous ni par nos fournisseurs de modèles pour entraîner des modèles d’IA publics ou de fondation, et nous ne soumettons pas de renseignements identifiables sur les patients par l’entremise de comptes d’IA grand public.
Il incombe à la clinique de fournir les avis et d’obtenir et de documenter les consentements requis lorsqu’une conversation avec un patient est enregistrée ou écoutée par le Scribe IA. Les résultats du Scribe IA sont à titre d’assistance seulement ; le professionnel traitant doit examiner, corriger et approuver chaque note générée par l’IA avant de s’en servir pour les soins au patient, la facturation ou la tenue de dossiers.
L’application signale les plantages et les erreurs à un service de diagnostic afin que nous puissions détecter et corriger les défaillances. Ces rapports décrivent ce que le logiciel faisait au moment de la défaillance — l’erreur, l’écran, la version de l’application, le modèle de l’appareil et le système d’exploitation. Ils ne sont pas utilisés pour vous cibler par de la publicité ou pour vous identifier auprès de tiers, et ils sont filtrés avant l’envoi afin d’en exclure les renseignements sur les patients.
Nos sites Web publics n’utilisent que les témoins (cookies) et technologies similaires nécessaires au fonctionnement du site, à la mémorisation de vos préférences et à la mesure globale de l’utilisation du site. Nous n’utilisons pas ces sites pour bâtir des profils publicitaires ni pour vous suivre à travers d’autres applications ou sites Web. Lorsque la loi l’exige (notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25), les technologies non essentielles ne sont utilisées qu’avec votre consentement, que vous pouvez retirer en tout temps au moyen des paramètres de votre navigateur ou de tout outil de gestion des témoins que nous fournissons.
Nous ne vendons pas vos renseignements, nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires, et nous ne vous suivons pas à travers d’autres applications ou sites Web. Nous n’utilisons pas les renseignements identifiables sur les patients pour entraîner des modèles d’IA publics ou de fondation.
Nous ne partageons vos renseignements personnels qu’avec les prestataires de services et sous-traitants qui nous aident à exploiter DOMx en ligne (comme l’hébergement Microsoft Azure, la livraison de courriels, la livraison de SMS et les services de diagnostic), sous obligations contractuelles de confidentialité et de protection des renseignements personnels, ou lorsque la loi l’exige. Des renseignements à jour sur les sous-traitants importants sont disponibles sur demande, comme le prévoit l’Entente.
Nous maintenons des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques raisonnables et appropriées, en fonction de la sensibilité des renseignements : contrôle des accès, authentification, chiffrement en transit et au repos lorsque cela est pris en charge, journalisation, obligations de confidentialité du personnel, gestion des vulnérabilités et des correctifs, contrôles de sauvegarde et réponse aux incidents. L’authentification à deux facteurs est requise pour la connexion à DOMx en ligne.
Nous ne conservons les renseignements personnels que le temps nécessaire pour fournir le service ou selon ce qu’exige la loi. Les dossiers des patients sont conservés selon les paramètres de la clinique et ses obligations légales en matière de tenue de dossiers.
Si vous êtes un utilisateur d’une clinique, vous pouvez consulter ou mettre à jour les renseignements de votre compte dans DOMx en ligne, changer en tout temps votre méthode de vérification de connexion, ou nous joindre pour demander la correction ou la suppression de vos renseignements personnels, sous réserve de nos obligations envers votre clinique et de la loi applicable.
Si vous êtes patient d’une clinique qui utilise DOMx, veuillez adresser vos demandes d’accès, de correction et vos plaintes à votre clinique. Nous transmettrons toute demande de ce type qui nous parviendrait à la clinique et nous en aviserons la clinique.
Vous avez également le droit de porter plainte auprès d’une autorité de protection des renseignements personnels. Selon votre lieu de résidence, l’autorité compétente peut être le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, la Commission d’accès à l’information du Québec, l’Office of the Information and Privacy Commissioner de la Colombie-Britannique, le Protecteur du citoyen (Ombudsman) du Manitoba, le commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de la Saskatchewan, ou l’autorité équivalente de votre province ou territoire.
Les changements importants seront signalés par la mise à jour de la date « Dernière mise à jour » et, lorsque cela est approprié, décrits dans le produit ou communiqués par avis direct. Une réduction importante des protections en matière de vie privée ou de sécurité ne s’appliquera pas rétroactivement sans un avis et un consentement légalement suffisants.
Specialized Office Systems Inc.
Contact vie privée : support@specializedoffice.com